Zarząd postrzega zakup systemu ATS jako koszt

Co jakiś czas potykam się z sytuacją, że osoba, która ma docelowo pracować na Elemencie, nie otrzymuje zgody zarządu na zakup systemu ATS. W zdecydowanej większości przypadków odmowa wynika z chęci zaoszczędzenia kosztów zakupu narzędzia. W jaki sposób uświadomić zarząd, że jest dokładnie odwrotnie, tzn. że system ATS to oszczędności a brak systemu rekrutacyjnego to koszt?

Poniżej kilka podstawowych argumentów, które powinny pomóc w przekonaniu zarządu.

System ATS to większa efektywność procesów i pracowników

System ATS usprawnia proces rekrutacji poprzez automatyzację wielu czasochłonnych zadań, takich jak:

• publikowanie ogłoszeń o pracę,

• gromadzenie kandydatów ze wszystkich źródeł w jednym miejscu,

• zarządzanie kandydatami na wszystkich etapach rekrutacji,

• planowanie spotkań z kandydatami,

• gromadzenie wniosków po spotkaniach i dzielenie się opiniami.

Automatyzacja powtarzających się i czasochłonnych czynności oszczędza zasoby, dzięki czemu rekruterzy, menadżerowie i wszystkie inne osoby zaangażowane w proces rekrutacyjny, mogą poświęcić więcej czasu na inne swoje obowiązki.

Rozmawiając z zarządem, rozmawiaj o pieniądzach. Optymalizacja pracy, a taką gwarantuje system ATS, wpływa na oszczędność kosztów tej pracy i tę oszczędność należy podkreślać na każdym kroku. Jeśli to możliwe, to jasno przedstaw ile czasu poświęcasz obecnie na czynności rekrutacyjne, a ile będziesz na nie poświęcał/a z wykorzystaniem systemu ATS.

Prosty przykład to publikacja ogłoszeń, którą bez systemu ATS trzeba robić ręcznie na różnych portalach, a potem trzeba ręcznie zbierać kandydatów z tych portali lub ze skrzynki e-mailowej. System ATS znakomicie automatyzuje te czynności i skraca ich czas kilkukrotnie.

Więcej informacji o tym, w jaki sposób system ATS zwiększa efektywność pracowników.

System ATS to lepsze dane i świadome decyzje

System ATS zbiera i przechowuje szczegółowe dane o prowadzonych procesach rekrutacyjnych. Wśród gromadzonych danych znajdziemy informacje o skuteczności źródeł kandydatów, o tym, na których etapach kandydaci najczęściej odpadają z procesu rekrutacyjnego, o ich oczekiwaniach czy kompetencjach. Dane, które pojawiają się w raportach sytemów ATS, pozwalają podejmować bardziej świadome decyzje w zakresie planowania procesów rekrutacyjnych.

Dla zarządu dobrym przykładem wartości danych gromadzonych w procesach rekrutacyjnych będzie raport skuteczności źródeł kandydatów. System ATS bardzo dokładnie i w pełni automatycznie zmierzy, nie tylko skąd pochodzi najwięcej CV, ale przede wszystkim, z których źródeł jest najwięcej zatrudnionych kandydatów. To przecież liczba zatrudnionych kandydatów jest ostatecznym wyznacznikiem skuteczności źródła kandydatów.

Raport skuteczności źródeł kandydatów odpowie na pytanie, który portal z ogłoszeniami o pracę jest najskuteczniejszy, a także czy w ogóle inwestować w ogłoszenia, czy też lepiej wybrać agencję pracy, a może zainwestować we własne działania typu direct i executive search?

Więcej o tym, w jaki sposób systemy ATS dostarczają wartościowe dane.

System ATS poprawia candidate experience, czyli wzmacnia markę pracodawcy na rynku pracy

Najlepsze systemy ATS dbają o lepszy candidate experience. W jaki sposób?

Przede wszystkim poprzez rozwiązanie największego problemu kandydatów w procesach rekrutacyjnych, którym jest brak feedbacku. Dobry system ATS sprawia, że przekazanie feedbacku kandydatowi, choćby krótkiej wiadomości z informacją, że pamiętamy o kandydacie, jest szybkie i proste.

Zobacz przykład, jak rozwiązaliśmy to w ATS Element:

Dobry candidate experience to mniejsze szanse na ghosting kandydata, czyli zniknięcie z procesu bez słowa, na utrzymanie dobrej relacji z kandydatem nawet w przypadku, gdy nie dojdzie do zatrudnienia, oraz poprawę wizerunku firmy na rynku pracy.

Wszystko to wpływa na poprawę efektywności rekrutacji i w konsekwencji na kolejne oszczędności finansowe.

Więcej o tym, w jaki sposób system ATS wspiera candidate experience.

System ATS to zgodność z przepisami prawa, w szczególności z przepisami RODO

Dobry system ATS zagwarantuje pełną zgodność procesów rekrutacyjnych i retencji kandydatów z przepisami RODO.

System rekrutacyjny, który został przemyślany pod kątem RODO, samodzielnie prowadzi rejestr zgód RODO, zagwarantuje prawo zapomnienia, poinformuje kandydatów o anonimizacji ich danych, sam o tej anonimizacji będzie pamiętał, a przed usunięciem danych samodzielnie poprosi kandydata o przedłużenie zgody na przetwarzanie jego danych.

Zarządzanie danymi osobowymi bez systemu ATS jest tym bardziej czasochłonne, im więcej procesów rekrutacyjnych i kandydatów. Najlepsze systemy ATS całkowicie automatyzują ten proces i sprawiają, że pracodawca w ogóle nie poświęca na to czasu, a ewentualne kontrole otrzymują pełen raport zgodności postępowania z przepisami prawa.

Więcej o tym, w jaki sposób systemy ATS zapewniają zgodność z przepisami prawa.

Systemy ATS oszczędzają pieniądze — podsumowanie

Reasumując, inwestycja w system ATS jest tym większą oszczędnością finansową, im więcej procesów rekrutacyjnych pracodawca realizuje.

System ATS oszczędza pieniądze poprzez zmniejszenie czasu i zasobów poświęcanych na proces rekrutacji. Jest to wartość zarówno dla firm, które szybko się rozwijają i muszą zatrudnić dużą liczbę pracowników w krótkim czasie, jak i dla pracodawców, których wielkość zatrudnienia jest stabilna, ale w wyniku naturalnej rotacji regularnie rekrutują pracowników.